Cách xóa bớt email trong Gmail, giảm lưu trữ Google Drive

Bạn có biết Gmail không phải lưu trữ không giới hạn email không?

Điều này là sự thật bởi vì sau nhiều lần thay đổi, Google chỉ cho phép bạn lưu trữ 15GB trên một tài khoản, trong đó dùng chung cả Google Gmail, Google Drive và cả Google Photos. Nếu bạn nào dùng điện thoại Android, Google Photos cực kì tiện dụng trong việc lưu trữ ảnh trên máy điện thoại và sau đó lấy ra một cách dễ dàng trên một máy điện thoại Android khác.
Và nếu như bạn tạo 1 tài khoản Google này từ cách đây vài năm và sử dụng nó như một email chính, thì số lượng email bạn nhận được cũng phải lên tới vài nghìn và kèm theo đó là dung lượng các file đính kèm theo nữa, không biết nó lên tới bao nhiêu nhỉ?

Thôi vậy, để kiểm tra bạn đã lưu trữ bao nhiêu dung lượng trong tài khoản Google của mình, hãy vào Google Drive, nhìn góc bên trái, rê chuột vào phần số lượng GB đã dùng trên 15GB (trong ảnh là 17GB vì tôi được tặng 2GB ngoài)

Ồ thật hoảng hồn phải không? Email dùng tới tận 8GB và nếu không dọn bớt email đi, chỉ đến cuối năm là tôi sẽ quá tải 17GB, lúc đó không lẽ lại mua thêm dung lượng của Google, mua thêm tận 100GB thì đúng thật hơi phí vì chẳng dùng làm gì. Cách tốt nhất là dọn dẹp bớt phần thừa thãi của email như các email cũ, email file đính kèm không cần thiết và các email không quan trọng.

Vậy làm cách nào để xóa bớt email cũ không dùng tới đi trong Gmail?

Đừng bảo với tôi là vào Gmail, chọn từng cái 1 và xóa đi nhé, nếu vậy thì làm tới sang năm cũng không hết.

Hay là chọn đến cuối trang email, chọn tất số lượng email hiển thị và xóa nó đi. Đáng buồn là số lượng email hiển thị trong 1 trang của Google chỉ là 100 emails, không hơn. Nếu như tôi có gần 100.000 emails cần xóa, tôi sẽ phải lặp lại việc đó 1000 lần. Ôi thật oải.

Nếu các bạn chưa biết làm sao hiển thị 100 emails trong 1 trang. Hãy chọn vào phần Setting trong Gmail (cái hình bánh xe) bấm chọn Settings (cấu hình) sau đó lựa đến phần Maximum page size và chọn 100

Thật may sau khi tìm kiếm trên Internet tôi đã tìm ra một cách xóa mail cũ và không quan trọng một cách nhanh chóng. Bạn biết rằng Gmail đã tự chia emails của bạn ra thành từng Categories (Chuyên mục) khác nhau dựa vào nội dung đến của email. Ví dụ nếu mail từ Facebook đến Gmail sẽ tự move nó vào trong Category Facebook. Nếu mail đến từ các Mailling list hoặc chứa nội dung khuyến mại, Gmail cũng sẽ tự đưa các mail đó đến các Chuyên mục như Updates hay Promotion. Đôi khi bạn cũng tự thiết lập các quy tắc để đưa email vào các Category tương ứng, các mail chính và quan trọng vẫn nằm ở trong inbox để theo dõi.

Giờ giả sử email trong Category Social (chuyên mục này chứa các mail update của Facebook, Instagram và các mạng xã hội khác) quá nhiều, tôi muốn xóa bớt đi, như ví dụ nó đang có hơn 1700 cái như của tôi. Tôi muốn xóa bớt đi những cái từ 2 năm trước để dọn sạch chỗ. Ngay khi chọn vào Category Social, trên mục tìm kiếm của email cũng đã hiện ra category:social. Những gì bạn cần làm là điền thêm cách ra một dấu cách older_than:2y và bấm tìm kiếm.

Voilà, kết quả hiện ra là tát cả các email trong mục Social và từ 2 năm trước. Bạn hãy chọn vào ô chọn tất cả phía trên đầu các email, bạn sẽ chọn được 100 emails đầu tiên của trang đầu, đừng vội, xem tiếp ngay bên cạnh đó có 1 lựa chọn khác All 100 messages on this page are selected. Select all messages that match this search Click vào Select all messages that match this search  tất cả email thỏa mãn điều kiện trong mục Social và từ 2 năm trước được chọn. Giờ chỉ cần bấm nút xóa và ngồi đợi hệ thống xóa đi.

Sau khi xóa hết vào Trash và bấm Empty Trash để xóa thêm lần nữa.

Lặp lại công việc với các Categories mail khác, nếu bạn muốn nhanh, phím tắt của nút xóa là nút # (nếu như bạn đã bật chức năng sử dụng phím tắt của Gmail)

Cuối cùng

Sử dụng Gmail rất tiện, trước kia nếu chỉ có 1 GB Mail là nhiều nhưng bây giờ 10GB cũng còn ít. Hãy sử dụng một cách hợp lý và thường xuyên don dep các email rác, email không cần thiết. Vừa làm giảm dung lượng Gmail đang dùng, vừa giúp bạn đọc được các email khác nhiều hơn

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *